Aanbesteding als fase binnen een project

1Waarom dit document

Jullie demo laat goed zien hoe het aanbestedingsproces bij jullie loopt: van kostenraming via uitvraag en Nota van Inlichtingen naar vergelijking, gunningsadvies en contractfase. Dit document beschrijft hoe wij dat willen bouwen in het platform waar jullie nu al mee werken.

Het doel is dat je vóórdat we beginnen kunt controleren of we het proces goed aanvoelen. Lees het gerust met een kritisch oog: elk hoofdstuk heeft een nummer, dus je kunt gewoon reageren met "6.8 klopt niet, wij doen dat anders".

Twee hoofdstukken zijn belangrijker dan de rest. Hoofdstuk 9 bevat de aannames die we hebben gedaan waar de demo geen antwoord op gaf: als daar iets tussen staat dat niet klopt, verandert dat het ontwerp. Hoofdstuk 11 bevat de vragen waar we jouw keuze voor nodig hebben.

2In het kort

Een project krijgt een fase vóór de uitvoering: de aanbesteding. In die fase legt de projectmanager vast wat er aanbesteed wordt, nodigt hij partijen uit, verzamelt en vergelijkt hij de inschrijvingen, adviseert hij de klant en gunt hij het werk.

Op het moment van gunnen gebeurt het belangrijkste: de winnende bedragen worden opdrachtsommen in het projectbudget, de winnende partijen blijven aan het project hangen als uitvoerende aannemers, en het project gaat door naar de uitvoering. Vanaf dat moment werkt alles zoals het nu al werkt, met facturen, meerwerk, betaaltermijnen en rapportages.

Alles gebeurt binnen hetzelfde project. De aanbesteding is dus geen aparte omgeving die je daarna dichtklapt, maar het begin van het projectdossier. Twee jaar later kun je bij een opdracht nog terugzien welke partijen er meededen, wat ze boden en waarom deze partij het werd.

3Begrippen naast elkaar

De demo gebruikt woorden uit jullie aanbestedingspraktijk, het platform gebruikt woorden uit de uitvoeringspraktijk. Ze gaan grotendeels over hetzelfde. Deze tabel is de vertaling die we aanhouden — controleer vooral de rechterkolom.

4Wie ziet wat

Er komt één nieuw type gebruiker bij: een aannemer die nog geen opdracht heeft, maar wel mag inschrijven. Dat is een wezenlijk andere situatie dan de aannemer die het werk al heeft, en dat vraagt om eigen regels.

5De hoofdstroom

Van begin tot eind, zoals wij het voor ons zien:

1. De projectmanager zet een project in de aanbestedingsfase en bepaalt welke disciplines aanbesteed worden.
2. Per discipline stelt hij de uitvraaglijst samen: hoofdstukken met regels, hoeveelheden, eenheden en een interne richtprijs.
3. Hij hangt de uitvraagdocumenten eraan: tekeningen, bestek, voorwaarden.
4. Hij nodigt partijen uit, uit de bestaande aannemersdatabase of nieuw, en stelt de deadlines vast.
5. De uitnodiging gaat als e-mail de deur uit, met een link naar de eigen omgeving van die partij.
6. Inschrijvers stellen vragen; de projectmanager beantwoordt ze en publiceert ze anoniem aan iedereen.
7. Inschrijvers vullen hun prijzen in en leveren hun stukken aan. Wie niet via het platform werkt, wordt door de projectmanager zelf ingevoerd.
8. Na de deadline zet de projectmanager de inschrijvingen naast elkaar en naast de eigen raming, en noteert per regel wat hem opvalt.
9. Hij stelt het advies aan de klant samen en geeft het vrij; de klant reageert en geeft akkoord.
10. Hij gunt. De winnende bedragen worden opdrachten in het projectbudget, de contractstukken worden vastgelegd, afvallers krijgen bericht en het project gaat naar de uitvoering.

6De onderdelen in detail

Per onderdeel beschrijven we wat het doet, hoe het scherm eruit komt te zien en welke regels erachter zitten.

6.1De aanbestedingsfase op het project

Een project krijgt een extra fase vóór de uitvoering. In de projectenlijst is direct te zien welke projecten in aanbesteding zijn. Binnen het project verschijnt een nieuw onderdeel in het menu, naast Budget, Facturen en Documenten.

Zolang een project in de aanbestedingsfase staat, staan de geraamde bedragen als budget in het overzicht en zijn er nog geen opdrachten. Het budgetoverzicht dat jullie nu kennen blijft dus kloppen: er staat wél een raming, maar nog geen verplichting.

De overgang naar de uitvoering is een bewuste handeling van de projectmanager, geen automatisme. Het platform controleert daarbij of alle aanbestedingen zijn afgerond en waarschuwt als er nog een discipline open staat.

Schets: het nieuwe onderdeel in het projectmenu. Na gunning blijft het staan, zodat de historie beschikbaar blijft.

6.2De uitvraaglijst

Dit is het hart van de module en de plek waar jullie raming en de uitvraag samenvallen. Per discipline stel je een lijst samen van hoofdstukken met daaronder regels. Elke regel heeft een code, een omschrijving, een hoeveelheid, een eenheid, een richtprijs per eenheid en ruimte voor een opmerking.

Het regeltotaal en de subtotalen per hoofdstuk rekenen mee terwijl je typt. Regels zijn te verslepen, te kopiëren en te verwijderen. Een regel kan gemarkeerd worden als stelpost, zodat later duidelijk is dat het bedrag een aanname was en geen aanbieding.

De richtprijs is intern. Inschrijvers zien de omschrijving, de hoeveelheid en de eenheid, maar nooit wat jullie zelf hebben geraamd.

Omdat jullie ramingen nu in Excel staan, willen we regels kunnen importeren uit een spreadsheet. Welke kolommen dat zijn en of het altijd hetzelfde format is, is een vraag aan jou (vraag 4).

6.3Uitvraagdocumenten

Aan elke aanbesteding hangen documenten: tekeningen, bestek, algemene voorwaarden, een V&G-plan. Ze worden opgeslagen op dezelfde plek als de rest van de projectdocumenten, met een eigen categorie, zodat ze ook in het projectdossier terugkomen.

Een document is óf algemeen, en dan zichtbaar voor alle uitgenodigde partijen, óf gericht aan één partij. Vervang je een document door een nieuwe versie, dan blijft de oude bewaard en krijgen de inschrijvers automatisch bericht dat er een nieuwe versie klaarstaat. In de lijst is te zien wie welke versie heeft kunnen zien op het moment van indienen.

6.4Inschrijvers uitnodigen

Je kiest partijen uit de aannemersdatabase die het platform al heeft, inclusief de contactpersonen per bedrijf, of je voegt een nieuwe partij toe met naam en e-mailadres. Per aanbesteding houd je een lijst bij met per partij een status.

Naast de status houdt het overzicht bij welke stukken zijn aangeleverd. Welke stukken je verwacht, stel je per aanbesteding zelf in: offerte, planning, plan van aanpak, productbladen, V&G-plan, of iets anders. Zo zie je in één oogopslag wie compleet is.

6.5Vragenronde en Nota van Inlichtingen

Een inschrijver kan tot de sluiting van de vragenronde vragen stellen. Alleen de projectmanager ziet wie de vraag heeft gesteld. Hij formuleert het antwoord en publiceert vraag en antwoord anoniem aan alle inschrijvers tegelijk, zodat iedereen dezelfde informatie heeft.

De gepubliceerde vragen vormen samen de Nota van Inlichtingen. Die is als document te downloaden en wordt bij de aanbesteding bewaard.

De projectmanager bepaalt per vraag of hij hem publiceert. Een vraag kan ook worden samengevoegd met een andere vraag of geherformuleerd worden voordat hij naar buiten gaat.

6.6Indienen: de omgeving van de inschrijver

De inschrijver komt via de link in de uitnodiging in een eigen omgeving. Die is bewust smal: hij ziet de aanbesteding waarvoor hij is uitgenodigd en verder niets van het project.

Hij vult per regel zijn prijs in. Regels waarop hij niet aanbiedt kan hij markeren als uitgesloten, met een toelichting — dat is voor de vergelijking net zo belangrijk als een prijs. Hij uploadt de gevraagde stukken en ziet daarbij wat er nog ontbreekt.

Zolang de deadline niet verstreken is kan hij opslaan en later verdergaan. Definitief indienen is een aparte, bevestigde handeling. Daarna staat de inschrijving vast en kan hij niets meer wijzigen, tenzij de projectmanager hem opnieuw openzet. Van het indienen krijgt hij een bevestiging per e-mail met een overzicht van wat hij heeft aangeleverd.

Schets: de omgeving van de inschrijver. Geen projectmenu, geen andere partijen, geen bedragen van BvC.

6.7Inschrijvingen die buiten het platform om binnenkomen

Niet elke partij zal meteen via het platform werken. Sommige sturen gewoon een pdf. Daarom kan de projectmanager een inschrijving ook zelf vastleggen: hij uploadt de offerte en vult de bedragen in, waarna die partij in de vergelijking net zo meedoet als de rest.

Dit is niet alleen een noodoplossing voor de start. Ook daarna blijft het nodig, omdat jullie niet elke partij kunnen dwingen om in te loggen.

6.8De vergelijking

Na de deadline zet je de inschrijvingen naast elkaar. De uitvraagregels staan onder elkaar, de partijen naast elkaar, met links jullie eigen raming als ijkpunt.

Voorbeeldweergave met verzonnen bedragen. Laagste prijs per regel groen, hoogste geaccentueerd, niet aangeboden posten expliciet zichtbaar.

Wat de vergelijking verder doet:

• De afwijking ten opzichte van de raming per regel en per totaal, in bedrag en percentage.
• Per regel een voorkeurspartij aanwijzen en een notitie plaatsen. Die notities zijn intern en komen niet automatisch bij de klant terecht.
• Een regel markeren als bezuinigingskans, zodat je aan het eind een lijst hebt van posten waar nog iets te halen valt.
• Meelopend totaal van de gekozen voorkeuren, zodat je ziet wat de combinatie kost ten opzichte van gunnen aan één partij.
• Exporteren naar Excel, voor overleg buiten het platform.

Bij veel regels of veel partijen wordt zo'n tabel breed. De eerste kolommen blijven daarom staan terwijl je horizontaal scrollt, en je kunt partijen tijdelijk verbergen om twee aanbiedingen naast elkaar te leggen.

6.9Het advies aan de klant

Vanuit de vergelijking stel je het advies samen. Het platform vult vast in wat het weet — de partijen, de totalen, de afwijking ten opzichte van de raming, de posten die niet zijn aangeboden — en jij schrijft het oordeel erbij: het voorstel, de onderbouwing, de openstaande punten, en een beoordeling op prijs, kwaliteit, planning en risico.

Het advies is een concept tot je het vrijgeeft. Pas dan ziet de klant het. De klant kan reageren en akkoord geven via dezelfde goedkeuringsstroom die het platform nu al gebruikt voor meerwerk, en dat akkoord wordt vastgelegd met datum en naam.

Het advies is ook als pdf te downloaden, in dezelfde vormgeving als de rapportages die jullie nu al versturen.

6.10Gunnen

Gunnen is de stap waar de aanbesteding overgaat in het project. Je wijst per discipline aan welke partij het werk krijgt. Het platform maakt dan de opdracht aan onder de juiste budgetregel, koppelt de aannemer eraan, zet het bedrag als opdrachtsom en zet de status op opdracht verstrekt.

Vanaf dat moment telt het bedrag mee als verplichting in het budgetoverzicht, verschijnt het in de cashflow en komt het terug in de rapportages — precies zoals een opdracht die je nu handmatig invoert. Betaaltermijnen kun je bij het gunnen meteen meegeven.

Bij de opdracht blijft zichtbaar dat hij uit een aanbesteding komt, met een verwijzing naar de vergelijking en het klantakkoord waarop het besluit rustte.

De afvallers krijgen bericht. Hun inschrijvingen blijven bewaard in het dossier, maar zij verliezen hun toegang zodra de aanbesteding is afgerond.

6.11Contractstukken

Per gegunde opdracht houd je bij welke stukken er liggen: de opdrachtbrief en de aannemingsovereenkomst, eventueel aangevuld met eigen documenten. Per stuk zie je of het is opgesteld, verstuurd en getekend terug is.

In het overzicht van de contractfase zie je alle disciplines onder elkaar met hun status, zodat in één blik duidelijk is waar nog een handtekening ontbreekt. Ondertekening zelf gaat buiten het platform om; het platform legt alleen vast wat er ligt.

6.12Versiebeheer

Op drie plekken is het belangrijk dat je terug kunt kijken.

De raming. Je kunt een raming vastzetten als versie, met datum en een korte toelichting. Daarna kun je verder werken zonder de oude versie kwijt te raken, en twee versies naast elkaar leggen om te zien wat er is veranderd en wat dat met het totaal doet.

De vergelijking. Op het moment dat je het advies vrijgeeft, legt het platform de vergelijking vast zoals hij op dat moment was. Zo blijft aantoonbaar waarop het besluit is gebaseerd, ook als er later nog iets wijzigt.

De inschrijvingen. Dient een partij een herziene aanbieding in, dan komt die naast de vorige te staan in plaats van eroverheen. In de vergelijking gebruik je standaard de laatste versie, maar je kunt zien dat er een eerdere was.

6.13Berichten en e-mail

De momenten waarop het platform een bericht stuurt:

Zoals in de rest van het platform gaat geen enkel bericht automatisch de deur uit. Je ziet altijd eerst wat er verstuurd wordt en aan wie, en geeft daarna akkoord. Bij afwijzingen is dat extra van belang, omdat je die vaak liever zelf belt.

7Afscherming

Dit is het onderdeel waar wij de meeste zorg aan besteden, omdat de schade van een fout hier het grootst is. Concurrerende partijen zitten tegelijk in hetzelfde project, vóór er een contract ligt, en het gevoeligste dat er ligt zijn elkaars prijzen.

De huidige afscherming in het platform is gebouwd op de situatie ná gunning: een aannemer hoort bij een project en ziet daarvan zijn eigen facturen en documenten. Die regel kunnen we hier niet hergebruiken, want dan zou een uitgenodigde partij te veel te zien krijgen. Een inschrijver wordt daarom niet aan het project gekoppeld, maar aan de aanbesteding, en pas bij gunning aan het project.

Wat dat concreet betekent:

• Een inschrijver kan alleen bij zijn eigen inschrijving, en alleen zolang de aanbesteding loopt.
• Hij ziet niet wie er nog meer is uitgenodigd, ook niet in de Nota van Inlichtingen.
• Hij ziet geen enkel bedrag van BvC en geen enkel bedrag van een andere partij.
• Hij komt niet bij het budget, de facturen, het meerwerk of de rapportages van het project.
• Na afronding van de aanbesteding vervalt zijn toegang. Wie gegund krijgt, wordt aannemer op het project en valt vanaf dat moment onder de bestaande regels.

Wij testen dit apart en expliciet, per rol, vóórdat er een externe partij inlogt.

8Wat er verandert aan het bestaande platform

Belangrijk om te weten: aan de manier waarop jullie nu werken verandert bijna niets. De aanbesteding komt ervóór te staan, niet ertussen.

9Onze aannames

Dit zijn de keuzes die wij hebben gemaakt op punten waar de demo geen uitsluitsel gaf. Als er iets tussen staat dat niet klopt, horen we dat graag — deze aannames zitten diep in het ontwerp.

1. A1

   Een aanbesteding hoort altijd bij een project.

   Er komt dus geen losse aanbestedingsomgeving voor werk waarvoor nog geen project is aangemaakt.

2. A2

   Per discipline is er één aanbesteding.

   Je besteedt Elektrotechnisch dus niet in twee aparte rondes aan, tenzij je er twee disciplines van maakt.

3. A3

   Alle uitgenodigde partijen krijgen dezelfde uitvraag.

   Geen verschillende regellijsten per partij binnen één aanbesteding.

4. A4

   Bedragen zijn exclusief btw, in euro's.

   Zoals in de rest van het platform.

5. A5

   De deadline is hard.

   Na sluiting kan een inschrijver niets meer indienen. De projectmanager kan iemand handmatig opnieuw openzetten, en dat wordt vastgelegd.

6. A6

   De klant kijkt niet mee tijdens de rit.

   De klant ziet de aanbesteding pas bij het advies, niet de losse inschrijvingen terwijl ze binnenkomen.

7. A7

   Ondertekening gebeurt buiten het platform.

   Het platform legt vast dát er getekend is en bewaart het getekende stuk.

8. A8

   Er is geen koppeling met een externe aanbestedingsdienst.

   Alles loopt via het platform en e-mail.

10Nog niet in deze ronde

Uit de demo laten we voorlopig een paar onderdelen liggen. Niet omdat ze onbelangrijk zijn, maar omdat we eerst het proces van uitvraag tot gunning goed willen hebben staan. Ze kunnen daarna alsnog.

• De planningtool met standlijn en baseline. Een module op zichzelf, die los staat van het aanbesteden.
• De benchmark over projecten heen. Waardevol, maar pas echt zinvol als er een paar aanbestedingen in het systeem zitten om mee te vergelijken.
• Automatisch inlezen van een ontwerp of werkomschrijving. We beginnen met importeren uit Excel.
• Digitaal ondertekenen van contractstukken.
• Meerdere biedingsrondes met een formele herkansing. Een herziene aanbieding kan wel, een volledige tweede ronde als apart proces niet.

11Vragen aan jou

Hier hebben we jouw keuze voor nodig. Bij een aantal vragen bepaalt het antwoord hoe we het bouwen, dus we horen het graag vóór we beginnen.

1. V1

   Op welk niveau bieden partijen aan: per regel, per hoofdstuk, of alleen een totaalbedrag per discipline?

   De demo gaat uit van regelniveau. Dat geeft de beste vergelijking, maar het is ook het meeste invulwerk voor de aannemer. Doen jullie partijen die alleen een totaal aanleveren?

2. V2

   Gun je een discipline altijd aan één partij, of verdeel je het werk soms over meerdere?

   De voorkeurspartij per regel in de demo suggereert dat je kunt splitsen. Dat kan, maar het verandert wat er bij gunning aan opdrachten ontstaat.

3. V3

   Hoeveel opdrachten wil je na gunning zien: één per discipline, of één per hoofdstuk?

   Dit bepaalt hoe fijnmazig je daarna factureert en meerwerk boekt.

4. V4

   Kunnen we een voorbeeld krijgen van een raming in Excel zoals jullie die nu maken?

   Dan zorgen we dat importeren in één keer werkt met jullie eigen opzet, in plaats van dat je alles moet omzetten.

5. V5

   Zien inschrijvers de geraamde hoeveelheden?

   Wij gaan ervan uit van wel — hoeveelheden horen bij de uitvraag — en dat alleen jullie prijzen verborgen blijven. Klopt dat, of wil je soms ook hoeveelheden door de aannemer laten bepalen?

6. V6

   Hoe logt een inschrijver in: met een account of met een persoonlijke link uit de uitnodiging?

   Een link is drempelloos, een account is netter als iemand vaker meedoet. We neigen naar een link die je uitnodiging opent en daarna om een wachtwoord vraagt.

7. V7

   Welke stukken vraag je standaard uit?

   Wij hebben nu offerte, planning, plan van aanpak, productbladen, uitsluitingen en V&G-plan. Compleet, of ontbreekt er iets dat er altijd bij hoort?

8. V8

   Hoe gaan jullie om met stelposten in de vergelijking?

   Tellen ze mee in het totaal waarop je vergelijkt, of zet je ze apart omdat ze bij iedereen gelijk zijn?

9. V9

   Wat gebeurt er met een partij die een aantal posten niet aanbiedt?

   Blijft die meedoen in de vergelijking met een gat erin, of valt hij af? En hoe reken je dat gat mee in het totaal?

10. V10

    Wat moet er in het gunningsadvies staan dat wij nu missen?

    Het beste zou zijn als je ons een advies laat zien dat je eerder hebt geschreven. Dan bouwen we het scherm op jullie eigen indeling.

11. V11

    Moet de klant per discipline akkoord geven, of één keer op het hele advies?

    Dit bepaalt of je kunt gunnen zodra één discipline rond is, of dat je op alles moet wachten.

12. V12

    Wie mag er gunnen?

    Alleen de projectmanager van het project, of moet daar altijd iemand van de directie bij?

13. V13

    Wil je afgevallen partijen automatisch bericht sturen, of doe je dat liever zelf?

    We bouwen de mail wel, maar met een knop ervoor. De vraag is of je hem standaard aan wilt hebben.

14. V14

    Hoe lang moet een afgeronde aanbesteding zichtbaar blijven?

    Wij gaan uit van onbeperkt, als onderdeel van het projectdossier. Zijn er afspraken met inschrijvers over het bewaren of vernietigen van hun gegevens?

15. V15

    Is er een lopend project dat we als eerste kunnen gebruiken?

    Een echte aanbesteding meelopen levert meer op dan tien overleggen. Als er een geschikt project aankomt, richten we de module daarop in.

12Volgorde van opleveren

We bouwen het in stukken, zodat je onderweg kunt bijsturen en niet aan het eind pas iets ziet.